SAFIR - Auftrags-/Projektcontrolling und Steuerung

Auftragsbearbeitung mit Zusammenfassung aller Standardbelege in Vorgängen vom Angebot bis zur Servicerechnung, Anlage von Projekten, Sollvorgaben, Kostenträgerrechnung, Zuordnung aller Einkaufs- und Verkaufsbelege auch aus dem Rechnungswesen, Zuordnung und Abrechnung von Montagestunden und Dienstleistungen, permanenter Soll- Ist Vergleich, mehrstufige Deckungsbeitragsrechnung, Vor- und Nachkalkulation, Schlussrechnung, Restmengenverwaltung, Ermittlung halbfertiger Leistungen, umfangreiche Auswertungen, Anbindung von Business Intelligence Tools.

Das Zusatzmodul SAFIR „Controlling“ der EuroComConsult GmbH zur sage Office Line stellt alle benötigten Funktionen zum Auftragscontrolling bereit.

Im Standard besteht in der Sage Office Line keine Möglichkeit, die Kosten und Erlöse für einen Auftrag zu kontrollieren.

Das Zusatzmodul SAFIR „Controlling“ ermöglicht es, Verkaufs- und Einkaufsbelege unter einer Auftragsnummer (Kostenträger) zu verwalten. Hierzu kann im Verkaufsbeleg ein Kostenträger automatisch erstellt werden. Dieser Kostenträger wird bei Übernahme in EK-Belege bzw. in Dispositionen übernommen.

Es besteht weiter die Möglichkeit, Soll-Zahlen zum Auftrag zu erfassen; diese Soll-Werte werden in der Kostenträgerübersicht den aktuellen IST-Zahlen gegenübergestellt.

Bedienung

Grundlagen

Die Eingabe der Grundlagen wird über das Menu „Controlling/Grundlagen/Grundlagen erfassen“ aufgerufen. Sie haben dann die Möglichkeit, eine Vorgabe für die Anlage der Auftragsnummer zu hinterlegen sowie die für die Soll-Vorgabe des Projektes benötigten Stundenarten einzugeben.


Kostenträger-Vorgabe

Im Feld Kostenträger-Vorgabe können Sie definieren, wie die Auftragsnummer standardmässig beginnen soll, je nach eingestellter Anzahl der Stellen wird die Vorgabe der Auftragsnummer dann erweitert, also z. B. „R02*“ in „R02001“.

In diesem Formular können die Stundenvorgaben erfasst werden.

Stundenart

Dieses Feld enthält die Bezeichnung für die Stundenart, die erfasst werden soll.

Vorgabe EK

In diesem Feld kann hinterlegt werden, mit welchen Kosten die Stundenvorgabe in das Projekt einkalkuliert werden soll.

Vorgabe VK

Dieses Feld enthält den Wert für den Erlös, der in der Projekt-Soll-Vorgabe kalkuliert werden soll.

Kontenauswahl

In der Kontenauswahl haben Sie die Möglichkeit bestimmte Sachkonten entweder den Kosten oder den Erlösen zuzuordnen.

Erweiterungen in der Belegerfassung

In der Belegerfassung sind im Verkaufsbereich Erweiterungen zur Erstellung der Auftragsnummer sowie zur Zuordnung von Positionen zur Projektphase enthalten. In Einkaufsbelegen können Sie lediglich die erfassten Positionen den Projektphasen zuordnen. Zusätzlich haben Sie im Verkaufsbereich bei Erstellung einer Rechnung die Möglichkeit, das entsprechende Projekt abzuschließen. Nach Abschluss eines Projektes sind keine weiteren Buchungen auf diesem Projekt möglich.

Die Beschreibung erfolgt auf Basis der Verkaufsbelege, die Funktionsweise bei Einkaufsbelegen ist analog zu den beschriebenen Verkaufsbelegen.

Wenn ein Verkaufsbeleg bearbeitet wird, haben Sie die Möglichkeit, über die Schaltfläche „Beleg/Extras“ die Funktion „Auftragsnummer vergeben“ aufzurufen. Das System zeigt dann die in den Grundlagen eingestellte Vorgabe an, diese kann hier überschrieben werden.

Wenn Sie mittels „OK“ die Vorgabe bestätigen, erstellt das System die Auftragsnummer und fragt zusätzlich noch die Bezeichnung für diesen Auftrag ab. Standardmäßig wird hier der Matchcode des Kunden vorgegeben, diese Vorgabe kann ebenfalls überschrieben werden.

Die erstellte Auftragsnummer sowie die eingegebene Bezeichnung werden im Verkaufsbeleg angezeigt.

In der Positionserfassung des Verkaufsbeleges können Sie eine Zuordnung zu Projektphasen hinterlegen. Hierzu markieren Sie die entsprechenden Positionen und betätigen die Schaltfläche „Positionen/Extras/Projektphase eintragen“.

In dem dann geöffneten Fenster kann die entsprechende Projektphase ausgewählt werden.

Mit „OK“ wird die Eingabe bestätigt und die Projektphase in die Position(en) übernommen. Mit „Abbrechen“ kann die Eingabe abgebrochen werden.

Nach dem Speichern eines Fakturabeleges (also z. B. einer Rechnung) wird vom System abgefragt, ob der zugehörige Auftrag abgeschlossen werden soll.

Wird diese Frage mit „Nein“ beantwortet, wird der Auftrag nicht abgeschlossen, es sind weitere Buchungen möglich.

Wird diese Frage mit „Ja“ bestätigt, öffnet das System ein Fenster und zeigt darin alle offenen Verkaufs- und Einkaufsvorgänge sowie – falls installiert – alle Servicebelege zum zugrundeliegenden Auftrag an.

Standardmässig sind alle offenen Vorgänge markiert, bei Bedarf kann auch ein Vorgang durch Klicken auf die entsprechende Zeile deselektiert werden.

Durch Betätigen von „OK“ werden alle markierten Vorgänge angeschlossen, durch „Abbruch“ kann das Fenster geschlossen werden, ohne das die markierten Vorgänge abgeschlossen werden.

Der zugrundeliegende Auftrag wird – unabhängig ob im vorhergehenden Schritt die Vorgänge als erfüllt markiert wurden oder nicht – abgeschlossen.

Nach Abschluss des Auftrages sind keine weiteren Buchungen auf diesem Auftrag mehr möglich.

Projektbearbeitung

Die Bearbeitung von Projekten ist in zwei Bereiche unterteilt, zum einen eine Möglichkeit zur Erfassung von Vorgaben sowie zur Übersicht über das Projekt, zum anderen zum Entsperren von Aufträgen. Diese Trennung dient dazu, die Rechte für die Bearbeitung und die Freischaltung von Aufträgen nach Rechnungsstellung zu entkoppeln.

Aufträge entsperren

Mit dieser Funktion besteht die Möglichkeit, abgeschlossene Aufträge zu entsperren, um weitere Buchungen auf dem Auftrag zu ermöglichen, z. B. falls ein Betrag gutgeschrieben werden muss.

Berechtigte Benutzer können über das Menu „Controlling/Bildschirmauskunft/Kostenträger entsperren“ das nachstehende Formular öffnen.

Gesperrt?

In diesem Feld kann die Sperre des Auftrags rückgängig gemacht werden. Sie können hier entweder „Ja“ oder „Nein“ auswählen.

Gesperrt seit

Bei einem abgeschlossenen Auftrag enthält dieses Feld in der Regel das Belegdatum der Schlussrechnung.

Bemerkung

In diesem Feld können Anmerkungen zum Abschluss des Auftrages hinterlegt werden, wenn der Auftrag über eine Rechnung angeschlossen wird, enthält das Feld die Belegnummer und den Bearbeiter der Schlussrechnung.

Die Suchmöglichkeiten sowie die Anzeige im Suchbrowser des vorstehenden Formulares sind in den Grundlagen zur Office Line ausführlich dokumentiert.

Kostenträger-Übersicht

Dieses Formular enthält alle im System bekannten Informationen zum aktuellen Auftrag.

Es besteht die Möglichkeit, verschiedene Auftragsphasen zu definieren und diesen Phasen Vorgaben zuzuordnen.

Weiter kann der „Soll-Ist“-Vergleich des Auftrages sowie die diversen Verkaufs-, Einkaufs- und Servicebelege angezeigt werden.


Auf der Seite „Kostenträger“ sind allgemeine Daten zum Kostenträger zu ersehen, diese können mit diesem Formular nicht geändert werden.

Die Seite „Projektdaten“ enthält Informationen zum zugrundeliegenden Auftrag, weiter können hier die Auftrags-/Projektphasen definiert werden. Kunde

Dieses Feld enthält den Debitor für das aktuelle Projekt. Der Kunde wird bei Neuanlage eines Auftrages aus dem zugrundeliegenden Verkaufsbeleg übernommen. Eine Eingabe ist nur bei Erstellung eines Projektes ohne zugrundeliegenden Verkaufsbeleg notwendig.

Abteilung

Hier kann die Abteilung, die für den Auftrag zuständig ist, ausgewählt werden. Das Feld ist nur bei installiertem Service-Modul der EuroComConsult GmbH zugänglich.

Anlagentyp

Hier kann ein Anlagentyp für den Auftrag hinterlegt werden. Das Feld ist nur bei installiertem Service-Modul der EuroComConsult GmbH zugänglich.

Angelegt am

Dieses Feld enthält den Termin, an dem der Auftrag angelegt wurde. Bei Erstellung des Auftrages über einen Verkaufsbeleg wird automatisch das Belegdatum des zugrundeliegenden Beleges eingetragen.

Anfangstermin

Hier wird der Anfangstermin für die Arbeiten hinterlegt.

Auftrag erledigt am

Dieses Feld enthält die Vorgabe für den Abschluss der Arbeiten am Auftrag.

Rechnung am

In diesem Feld ist das Rechnungsdatum der Schlussrechnung zu ersehen. Wenn ein Auftrag automatisch durch eine Schlussrechnung abgeschlossen wird, trägt das System das Belegdatum der Schlussrechnung ein.

Arbeiten begonnen

Mit diesem Feld kann angezeigt werden, ob mit den Arbeiten am Auftrag begonnen wurde.

Kontrolliert am

Hier kann der letzte Kontrolltermin hinterlegt werden.

Bemerkung

In diesem Feld können kurze Bemerkungen zum Auftrag angelegt werden. Bei umfangreicheren Erläuterungen sollte das Auftrags- oder das Projektmemo genutzt werden.

Im unteren Bereich dieser Seite können Auftragsphasen festgelegt werden. Sie können erfassen, wann eine Phase beginnt bzw. endet, weiter können Sie pro Phase ersehen, welcher Aufwand auf der Seite „Projektvorgaben“ vorgegeben wurde.

Index

Dieses Feld dient zur Kennzeichnung der Reihenfolge der Phasen, es wird vom System automatisch vergeben.

Phase

Hier kann die Auftragsphase benannt werden.

Beginn, Ende

In diesen Feldern kann hinterlegt werden, wann die entsprechende Phase beginnt bzw. endet.

Vorgabe Intern

Hier werden die zugeordneten internen Aufwände angezeigt.

Vorgabe Extern

Hier werden die zugeordneten externen Aufwände angezeigt.

Vorgabe Stunden

Hier werden die zugeordneten Stunden angezeigt.

Vorgabe Aufwand Stunden

Hier werden die zugeordneten Kosten der Stunden angezeigt. Die Kosten berechnen sich aus Anzahl der Stunden pro Stundenart multipliziert mit den zu der Stundenart erfassten Kosten.

Auf der Seite „Projektvorgaben“ können Vorgaben zum Auftrag eingegeben werden. Die Aufwände unterteilen sich in Material- und Servicekosten, wobei die Materialkosten unterteilt werden können in Interne und sonstige Leistungen.

Im oberen Bereich der Seite werden die Materialkosten erfasst, unterteilt in interne Kosten (also z. B. durch Entnahme aus dem Lager), Fremdleistungen (z. B. über Bestellungen) und Leistungen ohne Zuordnung. Fremdleistungen und Leistungen ohne Zuordnung werden zu den sonstigen Kosten zusammengefasst, interne Leistungen werden gesondert ausgewiesen.

Index

Dieses Feld enthält die Reihenfolge der Anzeige. Eine Eingabe ist nicht möglich.

Phase

Hier kann die Phase ausgewählt werden, für die eine Vorgabe erfasst werde soll.

Benennung

In diesem Feld kann die Art der Leistung beschrieben werden.

Ausführen von

Hier wird ausgewählt, welchen Bereich die Leistungen zuzuordnen sind, es kann „Fremd“, „Intern“, und „Ohne“ ausgewählt werden.

Vorgabe EK

In diesem Feld erfolgt die Angabe der Kosten für die erfasste Leistung.

Der mittlere Bereich dieser Seite enthält die Vorgabe für die Serviceleistungen. Hier können diverse Stundenleistungen zu den einzelnen Phasen hinterlegt werden, die Kosten der Leistungen berechnen sich auf Basis der vorgegebenen Stundenarten.

Index

Dieses Feld enthält die Reihenfolge der Anzeige. Eine Eingabe ist nicht möglich.

Phase

Hier kann die Phase ausgewählt werden, für die eine Vorgabe erfasst werde soll.

Stundenart

Hier wird die die Leistung zugrundegelegte Stundenart festgelegt.

Vorgabe EK

Aus der Stundenart wird die erfasste Kostenvorgabe übernommen, in diesem Feld ist keine Eingabe möglich.

Anzahl

Dieses Feld enthält die Anzahl der Stunden für die auszuführende Leistung.

Gesamtkosten

Die Gesamtkosten berechnen sich aus Stundenanzahl multipliziert mit den aus der Stundenart übernommenen Kosten.

Im unteren Seitenbereich werden der aus dem zugeordneten Verkaufsbelegen übernommenen Auftragssumme die Vorgaben gegenübergestellt.

Auftragssumme

Dieses Feld enthält die Auftragssumme, die dem Kunden bestätigt wurde. Bei mehreren Auftragsbestätigungen für diesen Auftrag werden die jeweiligen Belegsummen addiert.

Vorgabe Lohnleistungen

Hier wird die Summe aller Serviceleitungen angezeigt.

Vorgabe interne Leistungen

Hier wird die Vorgabe aller internen Leistungen angezeigt.

Vorgabe sonstige Leistungen

Hier wird die Vorgabe aller sonstigen Leistungen angezeigt.

Gesamtvorgabe

In diesem Feld erfolgt die Aufsummierung von Service-, internen und sonstigen Leistungen.

Die Seite „Soll / Ist-Vergleich zeigt den aktuellen Projektstand in der Übersicht an.

Die Seite ist in 3 Bereiche eingeteilt, Soll, Ist und die entspr. Differenzen.

Die Spalte Soll enthält die Zusammenfassung der Vorgaben aus der Seite „Projektvorgaben“.

Vorgabe Stunden

Dieses Feld enthält die Summe der Vorgabestunden. Die Stunden werden ohne Berücksichtigung der zugeordneten Stundenart aufsummiert.

Aufwand Stunden

In diesem Feld werden die Kosten der Vorgabestunden aufsummiert. Die Kosten werden auf Basis der Stundenart berechnet.

Vorgabe Int/ext Leistungen

Hier erfolgt die Aufsummierung der Internen und Externen Leistungen.

Summe Vorgaben

Dieses Feld enthält die Summe der Vorgaben für Lohn und sonst. Leistungen.

Auftragssumme

Hier wird die Auftragssumme des Projektes angezeigt.

Die Spalte „Ist“ zeigt die aktuellen Kosten und Erlöse aus den Verkaufs- und Einkaufsbelegen sowie der Finanzbuchhaltung an. Weiter werden – falls installiert – die Aufwände aus Serviceaufträgen aufgeführt.

Ist-Stunden, Ist-Überstunden, Ist-KM, Ist-Fahrzeit, Ist-Auslöse

Hier werden die auf dem Auftrag gebuchten Stunden, Überstunden, die gefahrenen KM sowie die Fahrzeit und die Auslöse angezeigt. Diese Angaben werden nur bei installiertem Service-Modul der EuroComConsult GmbH gefüllt.

Aufwand Technik

Hier erfolgt die Aufsummierung aller im Service-Bereich angefallenen Aufwände.

Bestellungen

In diesem Feld werden alle Bestellungen für den ausgewählten Auftrag angezeigt.

Eingeg. Lieferungen

In diesem Feld werden alle Wareneingänge für den ausgewählten Auftrag angezeigt.

Lagerumbuchungen

Dieses Feld enthält die Kosten für die Artikel, die nicht speziell für den Auftrag bestellt wurden, sondern aus dem Lager entnommen wurden. Dieses Feld wird nur bei installierten Zusatzmodul „Lagerumbuchungen“ der EuroComConsult GmbH unterstützt.

Kosten

In diesem Feld stehen alle in der Finanzbuchhaltung auf den ausgewählten Auftrag gebuchten Kosten.

Summe Ist-Aufwand

Dieses Feld enthält die Summierung von Aufwand Technik, Lagerumbuchungen und Kosten.

Erlöse

In diesem Feld werden die in der Finanzbuchhaltung gebuchten Erlöse auf diesem Auftrag angezeigt.

Diff Erlöse / IstAufwand

Dieses Feld enthält Differenz zwischen den Feldern Summe Ist-Aufwand und den Erlösen.

Die letzte Spalte zeigt Differenzen zu den verschiedenen Bereichen an.

Diff. Lohn, Diff. Kosten / Vorgabe, Diff. Ges., Diff. Auftrag

Diese Felder enthalten die Differenz zwischen Soll-Vorgabe und Ist-Kosten für den ausgewählten Auftrag.

Diese Seite zeigt die auf dem ausgewählten Auftrag angelegten Verkaufsbelege. Die Belege können selektiert werden, für den ausgewählten Beleg kann dann die Vorgangs- bzw. die Positionsauskunft angezeigt werden.

Diese Seite zeigt die auf dem ausgewählten Auftrag angelegten Verkaufsbelege. Die Belege können selektiert werden, für den ausgewählten Beleg kann dann die Vorgangs- bzw. die Positionsauskunft angezeigt werden.

Memo

Durch Klicken auf diese Schaltfläche kann ein Memo zum ausgewählten Auftrag angelegt bzw. bearbeitet werden.

Suchen

Mit Hilfe dieser Schaltfläche kann nach Aufträgen gesucht werden. Eine genaue Beschreibung der Suchmöglichkeiten kann der Dokumentation der Office Line entnommen werden.

Optionen

Diese Schaltfläche bietet die Möglichkeit, einen Auftrag manuell abzuschliessen. In der Regel wird dieser Abschluss bei Erstellung der Schlussrechnung durchgeführt. Das System bietet auch beim manuellen Abschluss die offenen VK- und EK-Vorgänge an, um diese ggf. ebenfalls abschliessen zu können.

Berichte

Wie aus der vorstehenden Grafik zu ersehen ist, können unterschiedliche Auswertungen für den ausgewählten Auftrag gedruckt werden.

Stundenübersicht

Diese Auswertung gibt eine Übersicht über alle auf dem gewählten Auftrag gebuchten Stunden. Die Auswertung steht nur bei installierten Service-Modul der EuroComConsult GmbH zur Verfügung.

Kostenübersicht
Diese Auswertung zeigt den Inhalt der Seite „Soll- / Ist-Vergleich“ als Druckvorschau an. Kostenübersicht Phasen
Diese Auswertung enthält eine Übersicht über die definierten Projektphasen des gewählten Auftrages, hierbei wird ein Soll- / Ist-Vergleich der Kosten der einzelnen Phasen angezeigt. Selbstkosten kumuliert, Selbstkosten ausführlich

Diese Auswertungen enthalten alle Kosten und Erlöse, die auf dem gewählten Auftrag gebucht wurden. Bei der Selbstkostenliste kumuliert sind die Lagerentnahmen nach Artikeln kumuliert.

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47178 Duisburg

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