GasOL - Auftragsbearbeitung

Auftragsbearbeitung

Die Erfassung und Bearbeitung von Aufträgen ist in die Standard – Auftragsbearbeitung der Office Line integriert. Alle relevanten Belege stehen zur Verfügung: Angebot, Sofortauftrag, Auftragsbestätigung, Lieferschein, Rücklieferschein, Rechnung, Sammelrechnung, Sofortrechnung, Direktrechnung, Gutschrift, Stornorechnung usw. Ein erfasster Beleg wird dabei per Knopfdruck in den Folgebeleg übernommen, vom Angebot über den Lieferschein bis zur Rechnung. Änderungen sind in jedem Beleg möglich, ebenso das Kopieren von Belegen. Die einen Geschäftsfall betreffenden Belege werden zu einem Vorgang zusammengefasst. Weitere Belege können individuell ergänzt werden. Die Bearbeitungsfolge und Zuordnung zu Mitarbeitern kann per Workflow definiert werden (Office Line Business).

Nachfolgend beispielhaft die Erfassung eines Lieferscheins. Die Bildschirmmasken der weiteren Belege sind identisch. Die Erfassung erfolgt analog. Die Beschreibung umfasst nicht alle Funktionen. Hierzu stehen umfassende Handbücher zur Verfügung.

Lieferscheinkopf

Über das Feld Empfänger wählen Sie per Matchcode, Kundennummer oder die Suchfunktion der Lupe den Interessenten oder Kunden aus. Hier können Sie auch einen neuen Kunden erfassen und zugleich im Adressstamm anlegen. Ebenso können Sie mit Einmalkunden arbeiten.

Existieren für den Kunden bereits Vorgänge, werden diese zur Auswahl angezeigt. Sie entscheiden, ob Sie den neuen Beleg innerhalb des Vorganges erstellen wollen oder einen neuen Vorgang anlegen wollen.

Abweichende Lieferanschriften können aus den Stammdaten übernommen werden.

Das Belegdatum ist das Tagesdatum der Office Line. Als Lieferdatum und Valuta wird das Tagesdatum vorgeschlagen. Versandart, Lieferbedingungen, Zahlungskonditionen werden aus den Stammdaten übernommen, können hier aber auch geändert werden.

Im Kopftext wird der für den Beleg zuständige Mitarbeiter des Kunden übernommen sowie der hinterlegte Text. Weitere Textbausteine können ausgewählt werden oder Texte erfasst und überschrieben werden.

Über den Button Memo können sie zum Beleg beliebige Informationen hinterlegen.

Positionserfassung

Folgende Positionstypen stehen zur Verfügung: Artikel, Gruppentitel, Zwischensummen, Textpositionen und Alternativpositionen.

Die Artikelauswahl erfolgt durch Eingabe der Artikelnummer, des Matchcodes oder über die Lupe. In der Maske (unten links) wird sofort der Lagerbestand und die Verfügbarkeit angezeigt.

Artikel/Positionen für die ein Bild hinterlegt ist, werden mit einem Symbol gekennzeichnet. Gleiches gilt für Ursprungsartikel, denen im Artikelstamm Zubehörartikel zugeordnet sind. Mit einem Doppelklick auf die Artikelnummer kann in den Artikelstamm verzweigt werden.

Anschließend wird der Auftragstyp eingegeben. Mögliche Werte sind:
Auftragstyp Bedeutung
0 oder leer Kauf
1 Miete
2 Pfand
Als nächstes wird der Behälter eingegeben. Die möglichen Werte sind in den Stammdaten festgelegt. Das System prüft auf Basis der angelegten Behälter (Stammdaten/Behälter), ob die Kombination Artikel/BKZ zulässig ist und übernimmt dann die notwendigen Werte aus dem Behälter (Preise, usw.).

Dann wird die Behälteranzahl angegeben. Hieraus berechnet sich dann in Kombination mit dem Behälter die Positionsmenge.

Über das Feld Rückgabe kann die Anzahl der zurückgegebenen Flaschen angegeben werden.

Im Beispiel werden also 7 Stück 11-kg-Behälter in den Mietbestand des Kunden übernommen, die Abrechnung erfolgt ab Datum des Lieferscheines unter Berücksichtigung evtl. mietfreier Tage.

Über die weiteren Reiter Belegdetails und Empfänger können Daten für Währung, Kostenstellen, Erlöscodes, Vertreter, Provisionssatz, Besteuerung, Tour, Gebiet, Kundenzeichen und Belegnummern, abweichende Rechnungsanschrift usw. ergänzt werden bzw. die aus den Einstellungen und Stammdaten übernommenen Daten überschrieben werden.

Lieferscheinfuß

Im Lieferscheinfuß erscheinen im Fußtext die entsprechend hinterlegten Texte.

Die Lieferscheinerfassung wird durch das Speichern des Belegs abgeschlossen.

Beim Speichern des Lieferscheines erzeugt das System automatisch auf Basis der eingegebenen Daten die zugehörigen Bewegungen für den Behälterbestand, sowie – falls Auftragstyp „Miete“ – die zugehörigen Mietbewegungen. Hier erfolgt auch der Druck (auch Vorschau/Infodruck oder E-Mail).

Screenshot-Gallerie GasOL

Grundlagen

Grundlagen

ADR Gruppen

ADR Gruppen

Sonderkonditionen

Sonderkonditionen

Mietfreiheiten

Mietfreiheiten

Mietbestand

Mietbestand

Bestandskorrektur

Bestandskorrektur

Lieferscheinkopf

Lieferscheinkopf

Lieferscheinpositionen

Lieferscheinpositionen

Lieferscheinfuss

Lieferscheinfuss

Lieferschein

Lieferschein

Rechnungslauf

Rechnungslauf

Probelauf

Probelauf

GasRechnungsammel.jpg

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Rechnung - Miete

Rechnung - Miete

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